Gdy chcą w systemie coś zmienić czy korzystać z niego dłużej, niż zapisano w umowie, muszą płacić dodatkowo. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w październiku ogłosiła przetarg na zakup oprogramowania Oracle na potrzeby budowy platformy aplikacyjnej wraz z usługą ATiK. Na ATiK, czyli asystę techniczną, agencja przeznaczyła 34,8 mln zł, a na licencje oprogramowania systemowego i narzędziowego dla komputerów kolejne 35 mln zł.

Nie wiadomo, ile przyjdzie jeszcze ARiMR zapłacić za swoje zamówienie, bo same licencje, jakie agencja zapisała w wymogach przetargowych, nie są równoznaczne z uprawnieniem urzędu do zakupionego oprogramowania. ARiMR nie jest wyjątkiem. Według „Analizy rynku zamówień publicznych na narzędzia informatyczne w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2011 roku” przygotowanej przez Fundację Wolnego i Otwartego Oprogramowania takie błędy popełniane są przez urzędników nagminnie. – Urzędy za korzystanie z tych systemów płacą często więcej, niż kosztowało wykonanie programu – mówi Agata Michałek-Budzicz ze Szkoły Głównej Handlowej, konsultant w dziedzinie zamówień publicznych w sektorze IT.

Kolejny przykład błędnego opisu to przetarg ogłoszony przez Główny Urząd Statystyczny. Przedmiotem ma być zakup portalu internetowego CMS. We wzorze umowy jest mowa tylko o licencji, co nie musi chronić zamawiającego.

Jak potem mogą się potoczyć losy tak zamawianych systemów, widać na przykładzie oprogramowania e-Wnioski, które w 2005 roku zostało zamówione przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Choć system kosztował blisko 530 tys. zł, to do 2010 roku MPiPS cztery razy dopłacało do jego używania i poprawiania – łącznie 232 tys. zł. Twórca systemu za zrzeczenie się praw autorskich zażądał od urzędu kolejnych 400 tys. zł.

Urząd Zamówień Publicznych rok temu przygotował rekomendacje udzielania zamówień na systemy informatyczne. Jednym z głównych powodów był właśnie problem uzależnienia zamawiającego od wykonawcy systemu. Argumentował, że uzależnienie to jest konsekwencją niewłaściwego przygotowania postępowania i udzielenia zamówienia. Teraz eksperci apelują, by jeszcze bardziej szczegółowo sformułować te rekomendacje, bo urzędy wciąż na własne życzenie uzależniają się od swoich dostawców. Brak licencji to pierwszy z listy problemów.